DBC Onderhoud

Hoe is de productstructuur voor DBC's in de ggz opgebouwd?

De productstructuur komt tot stand met behulp van de beschikbare gegevens uit het DBC-Informatiesysteem (DIS). Vanwege de tijdsafhankelijkheid van de tabellen kunt u op basis van de openingsdatum bepalen welke van onderstaande productstructuur u kunt downloaden om de verschillende productgroepen te bekijken.

Productstructuur 2010 V20091001
Productstructuur 2011 V20101018
Productstructuur 2012 V20111201

Bepaalt de DBC-systematiek van de ggz wie welke activiteit mag uitvoeren?

De DBC-systematiek van de ggz bepaalt dat behandelaren die op de beroepentabel DBC ggz staan, tijd mogen registreren op de DBC. De beroepentabel is gebaseerd op het beroepenschema van het CONO. Over het algemeen wordt een BIG-registratie door CONO als voorwaarde gezien voor aanwezigheid op het beroepenschema. De wet BIG schrijft voor wie welke handeling mag uitvoeren, dit wordt dan ook niet voorgeschreven vanuit de DBC-systematiek.

De wet BIG zorgt voor het bevorderen en bewaken van de kwaliteit van de beroepsuitoefening in de individuele gezondheidszorg. Zij regelen zaken als titelbescherming, registratie, voorbehouden handelingen en tuchtrecht. Voor meer informatie zie: Bigregister of telefoon 0900-899 82 25.

Het antwoord is dus nee, de DBC-systematiek beperkt zich tot het vaststellen welke beroepen hun tijd mogen schrijven op de DBC; welke beroepen welke activiteiten uitvoeren wordt vastgelegd in de wet BIG en weergegeven in de CONO beroepentabel. Ook uw branchepartij kan u mogelijk meer informatie verschaffen over welke zorg u mag leveren vanuit uw opleiding.

Mag ik tijd registreren op de DBC van patiënten?

Tijdsregistratie is voorbehouden aan behandelaren die een beroep hebben dat voorkomt op de beroepentabel (bijlage 6 van de Spelregels 2012 (v20111201). De beroepentabel is gebaseerd op en overeenkomstig met het beroepenschema van het CONO.

Bovenstaande wil niet zeggen dat de inzet van niet tijdschrijvende beroepen niet wordt vergoed. Bij de bepaling van de uurtarieven van de wel tijdschrijvende beroepen is namelijk rekening gehouden met de inzet van niet tijdschrijvende beroepen.

In hoeverre wordt er in de ontwikkeling van de DBC-systematiek rekening gehouden met het feit dat de zorg in de ggz veelal een multidisciplinair karakter heeft?

Binnen bijna ieder zorgproces in de ggz zijn er activiteiten die worden uitgevoerd door één of meerdere beroepen (sociaal psychiatrisch verpleegkundigen, psychologen, psychiaters, etcetera). De DBC-systematiek van de ggz maakt multidisciplinair werken mogelijk doordat meerdere behandelaren op dezelfde DBC hun tijd kunnen registreren. Hierbij is het belangrijk dat de geregistreerde activiteiten op de activiteiten- en verrichtingenlijst worden gekoppeld aan het juiste beroep. De softwareleverancier moet daarom de mogelijkheid in het systeem bouwen dat tijd die wordt geregistreerd, gekoppeld kan worden aan een beroep. Meer informatie hierover is te vinden in het Gebruikersdocument Deel 3 ICT-eisen (v20111201)

De DBC-systematiek van de tweedelijns ggz is compleet nieuw voor mij. Hoe word ik snel wegwijs?

Door DBC-Onderhoud zijn een aantal producten ontwikkeld die u introduceren in de DBC-systematiek van de tweedelijns ggz. Als eerste kunt u via deze link gratis de DBC/GGZ-Leergang volgen. De leergang laat u op een interactieve manier kennismaken met de DBC-systematiek. Door het raadplegen van de volgende documenten kunt u inzicht krijgen in de beginselen van de DBC-systematiek voor de GGZ;

• Spelregels 2012
• Begrippenlijst
• Productstructuur 2012

Specifiek voor vrijgevestigden is het volgende document ontwikkeld:

• Folder: Factureren doe je zo

Uiteraard kunt u ook direct uw vraag voorleggen aan ons Servicecentrum. U kunt contact met ons opnemen van ma t/m vrij van 8:30-12:00 uur en van 13:30-16:30 uur op telefoonnummer 030- 285 08 99. U kunt uw vraag ook altijd e-mailen naar Dit e-mailadres is beschermd tegen spambots. U heeft JavaScript nodig om het te kunnen zien. .

Hoe weet ik of DBC-Onderhoud het juiste loket is voor mijn vragen?

Als u een vraag over de ggz heeft is het prettig dat u direct bij de juiste organisatie terecht komt. Om daar zeker van te zijn heeft DBC-Onderhoud samen met de NVVP, het CVZ, ZN, GGZ Nederland, het NIP, het Ministerie van VWS, de NZa en DIS de ggz-wegwijzer ontwikkeld. In deze wegwijzer ziet u direct bij welke organisatie u uw vraag kan stellen en snel antwoord zult krijgen. Klik hier om direct naar de wegwijzer te gaan.

Waar vind ik informatie over welke wijzigingen in uitgeleverde tabellen en documenten zijn doorgevoerd?

Om te zorgen dat u als gebruiker van de tabellen op de hoogte bent van de wijzigingen bij een nieuwe uitlevering van DBC-Onderhoud worden er bij elke uitlevering diverse toelichtingen geschreven bij de verschillende tabellen en documenten. De toelichtingen kunt u terugvinden bij de betreffende pakketuitlevering.

Voor het geheel aan codelijsten bestaat één algehele toelichting, waarin alle wijzigingen per codelijst afzonderlijk zijn beschreven. Voor de beslisboom en de validatieregels zijn er aparte toelichtingen. Bij de Spelregels en het Registratie-, validatie- en afleidingsmodel kunt u de wijzigingen terugvinden in de bijlage in het document. Hieronder zijn de uitgeleverde Toelichtingen voor 2011 voor u nog eens op een rij gezet:

Toelichting beslisboom V20111201
Toelichting codelijsten V20111201
Toelichting Validatieregels V20111201

Geldt de DBC-systematiek ook voor de eerstelijns psychologie?

Nee, voor de eerstelijns psychologie geldt een andere systematiek. De NZa heeft hiervoor prestatiebeschrijvingen vastgesteld. De tarieven voor de eerstelijns psychologie zijn vrij. Kijk voor meer informatie op de website van de NZa, die van het College voor Zorgverzekeringen of de Landelijke Vereniging van Eerstelijnspsychologen..

Wat zijn zorgprofielen en waar bestaan deze uit?

Het zorgprofiel van een productgroep laat zien wat voor type DBC's er voorkomen in een bepaalde groep en hoe deze DBC's zich onderscheiden van DBC's in andere groepen. Het gaat dan om betrokken beroepen, typen patiënten, soorten problematiek of belangrijkste activiteiten. De indeling per diagnoseclassificatie en het productgroepprofiel geven een eerste indruk van de typen inzichten die de DBC-systematiek kan geven. De overzichten die in de Zorgprofielen GGZ 2011 (v20100910) worden opgeleverd beschrijven het gemiddeld voorkomen van behandelingen binnen de instellingen die hun DBC's correct aan het DIS hebben aangeleverd. Deze gemiddelde overzichten bieden een referentiepunt en daarmee een handvat voor vergelijking. Deze overzichten geven het veld de mogelijkheid op zoek te gaan naar herkenbare of juist afwijkende patronen.

Welke vormen van gebruikersondersteuning biedt DBC-Onderhoud aan?

Om gebruikers optimaal te ondersteunen biedt DBC-Onderhoud op verschillende manieren ondersteuning aan. Naast verschillende documenten zoals bijvoorbeeld de Spelregels 2012 (V20111201), bestaat er een leergang die u gratis online kunt volgen. In de leergang treft u naast de verschillende modules zoals de registratie- en validatiemodule ook informatie over de productstructuur en kostprijzen. Op deze pagina van onze website zijn de vragen die veel gesteld worden aan de helpdesk opgenomen. Ook kunt u met uw vragen terecht bij de helpdesk. De helpdesk is telefonisch en per mail bereikbaar. Stelt u een vraag per e-mail probeer de vraag dan zo helder mogelijk te formuleren zodat wij u weer zo goed mogelijk van dienst kunnen zijn. U kunt de helpdesk ggz bereiken via Dit e-mailadres is beschermd tegen spambots. U heeft JavaScript nodig om het te kunnen zien. of 030-285 08 99.

Op welke wijze dient dyslexiezorg geregistreerd te worden?

De DBC-systematiek is van toepassing op de tweede lijns curatieve ggz. Sinds 1 januari 2009 valt hier ook de behandeling (incl. diagnose) van ernstige, enkelvoudige dyslexie onder (primair en het speciaal onderwijs voor leerlingen van 7 jaar en ouder). Bij de integratie van dyslexiezorg in de DBC-systematiek is sprake van een groeimodel. Meer informatie leest u in de beleidsregel GG/NR-100.098 van de NZa die te vinden is op deze pagina.

De DBC-systematiek gaat uit van een all-in behandeltraject van tijdregistratie en aan de hand van deze tijdsregistratie wordt een productgroep bepaald met een daaraan gekoppeld tarief. Enkelvoudige ernstige dyslexie wordt geregistreerd als 'leesstoornissen' en zal daardoor bij een lange behandeltijd uitvallen in de hoofdgroep 'overige stoornissen in de kindertijd' (DSM4).

Voor vragen over vergoedingen bij dyslexie kunt u de website van het NIP of Masterplan Dyslexie bezoeken.

Wat zijn de voorwaarden om een verblijfsdag zonder overnachting te registreren?

Instellingen kunnen een verblijfsdag zonder overnachting registreren in het geval dat een patiënt de gehele dag in de instelling verblijft, eten en drinken ontvangt en verpleging en verzorging krijgt. Hierbij moet op dezelfde dag ook sprake zijn van diagnostiek, dagbesteding en/of behandeling. Als een patiënt alleen een aantal uren behandeling ontvangt, is dus geen sprake van verblijf zonder overnachting. Hier is dus pas sprake van als hij diagnostiek/behandeling én verpleging/verzorging ontvangt. Instellingen dienen zelf een vaste structuur aan te houden. Bijvoorbeeld voor patiënten die vóór 9.00 uur 's ochtends binnen zijn, eten en drinken ontvangen, verpleging, verzorging en een uur behandeling krijgen en vervolgens na 20.00 uur de instelling verlaten, wordt een verblijfsdag zonder overnachting geregistreerd plus 60 minuten directe tijd voor de behandeling.

Meer informatie over de registratie van de verblijfsdag zonder overnachting kunt u vinden op pagina 25 van de Spelregels 2012 (v20111201).

Als twee behandelaren in groepsverband samen een behandeling doen, hoe moet dit binnen de DBCsystematiek geregistreerd worden?

We spreken van groepstherapie of groepsbehandeling als een professional twee of meer mensen met een geopende DBC gelijktijdig behandelt. In dit geval dient u het totaal aan deze activiteit bestede tijd te delen door het aantal aanwezige patiënten, ongeacht de wijze van financiering (Zvw, AWBZ, WMO, etc.). Deze regel geldt ook voor groepsbehandeling door twee behandelaren alleen is hier het totaal aan de activiteit bestede tijd twee keer zo hoog.

Voorbeeld: Twee behandelaren voeren een groepsbehandeling uit. De groep bestaat uit zes patiënten. De sessie duurt 60 minuten. Dit leidt tot de volgende rekensom:

Twee behandelaren * 60 minuten = 120 minuten bestede tijd à 120 minuten /zes patiënten= 20 minuten per DBC.

Wat is het verschil tussen individuele behandeling en groepstherapie?

De bepalende factor voor het onderscheid tussen enerzijds individuele behandeling en anderzijds groepsbehandeling is het aantal patienten (DBC's) die 'behandeling ontvangt'. Als de behandeling gaat over één patiënt (één DBC) dan is er sprake van een individuele behandeling. De aanwezigheid van de patiënt is niet vereist. Als het een behandeling betreft van meerdere personen en waarbij dus minimaal twee DBC's zijn, dan is er sprake van groepsbehandeling. Ook hier is de aanwezigheid van de patiënten die over een DBC beschikken niet vereist. Om dit te verduidelijken zijn een aantal voorbeelden vermeld:

• Voorbeeld 1a: Individueel
  Een behandelaar voert een gesprek met één patiënt waarvoor één DBC is geopend. In dit geval wordt het gesprek aangemerkt als 'patiënt individueel'. De behandeling vindt plaats voor één geopende DBC.
  
• Voorbeeld 1b: Individueel
  Een behandelaar voert een gesprek met één patiënt waarvoor één DBC is geopend. Hierbij zijn verder ook de ouders en een zus aanwezig. In dit geval wordt het gesprek aangemerkt als 'systeem met patiënt individueel', omdat er behandeling voor één geopende DBC plaatsvindt. Indien het om dezelfde situatie gaat maar dan zonder de aanwezigheid van de patiënt, dan wordt het gesprek aangemerkt als 'systeem zonder patiënt individueel'.
  
  
• Voorbeeld 2a: Groep
  Een behandelaar voert een gesprek met drie patiënten waarbij voor ieder een DBC is geopend. In dit geval wordt het gesprek aangemerkt als 'patiënt in groep' omdat er wordt behandeld voor meerdere geopende DBC's.
  
• Voorbeeld 2b: Groep
  Een behandelaar voert een gesprek met drie patiënten waarbij voor ieder een DBC is geopend. Hierbij zijn ook de ouders aanwezig. In dit geval wordt het gesprek aangemerkt als 'systeem met patiënt in groep', omdat er wordt behandeld voor meerdere geopende DBC's. Als de patiënten bij dit voorbeeld zelf niet aanwezig zijn, maar enkel het systeem dan wordt het gesprek tevens aangemerkt als groepscontact omdat er nog steeds wordt behandeld voor meerdere geopende DBC's. Hier dient gekozen te worden voor de optie 'systeem zonder patiënt in groep'.

De hoofdbehandelaar bepaalt welke activiteit, uit de activiteiten-en verrichtingenlijst, het beste van toepassing is in de situatie. Met behulp van bovenstaande informatie kan de hoofdbehandelaar beoordelen welke activiteit de best passende is. Als u meer wilt weten over de registratie van de systematiek dan kunt u Spelregels 2012 (v20111201) raadplegen.

Is het mogelijk om dagbesteding of ondersteunende begeleiding op de DBC van de patiënt te registreren?

Dagbesteding en ondersteunende begeleiding kunnen alleen op de DBC geregistreerd worden als er ook andere behandelactiviteiten plaatsvinden. Mocht de diagnosestelling leiden tot enkel dagbesteding en/of ondersteunende begeleiding dan kan er geen aanspraak gemaakt worden op de Zvw en dient de DBC afgesloten te worden met afsluitreden 5. Voor meer informatie over de wijze waarop dagbesteding geregistreerd wordt zie pagina 26 en voor ondersteunende begeleiding op pagina 38 van de Spelregels 2012 (v20111201)

Wat moet je registreren als een cliënt die staat gepland voor een klinische opname niet komt opdagen? Wordt dit als No-show geregistreerd?

Er wordt in dit geval geen No-show geregistreerd. Indien iemand niet komt opdagen voor een opname dan wordt dat niet geregistreerd. Dit valt onder het risico van de instelling. De verblijfsdagen worden geregistreerd op basis van aanwezigheid, niet op basis van afwezigheid. Voor meer informatie zie blz. 41 van de Spelregels 2012 (v20111201).

Hoe registreer ik e-mailcontacten?

Als het e-mailcontact in het kader van de behandeling/ hulpvraag van de patiënt is (bv een communicatieve behandeling), dan valt dit onder direct patiëntgebonden tijd (bit-to-bit). Een e-mailcontact die niet een directe behandeling van de hulpvraag betreft valt onder indirect patiëntgebonden tijd (bijv. het doorgeven van contactgegevens, of het bevestigen van een afspraak). Zie pagina 17 van de Spelregels 2012 (v20111201).

U dient zelf te beoordelen of het gaat om direct of indirect patiëntgebonden tijd en wat vervolgens de best passende activiteit is. Hier is namelijk geen vastomlijnd kader voor. U kunt dus bijvoorbeeld kiezen voor registratie van (in)direct patiëntgebonden tijd op een activiteit onder de groep van 'Communicatieve behandeling' activiteiten. Echter, wanneer het gaat om bijvoorbeeld het maken van een afspraak voor een psychiatrisch onderzoek dan kunt u er ook voor kiezen dit te registreren als 'psychiatrisch onderzoek - indirecte tijd'. Overigens dient de bestede tijd wel door een tijdschrijvend beroep te zijn uitgevoerd. Voorbeeld:Een secretaresse die een afspraak bevestigt per mail mag hiervoor geen tijd registreren.

Hoe kan een telefonisch contact met de patiënt worden geregistreerd?

Als het telefonisch contact in het kader van de behandeling/ hulpvraag is (bv. een communicatieve behandeling) dan valt dit onder direct patiëntgebonden tijd (ear-to-ear). Een telefonisch contact welke niet een directe behandeling van de hulpvraag betreft valt onder indirect patiëntgebonden tijd (bijv. het doorgeven van contactgegevens, of het maken van een afspraak). Zie pagina 16 van de Spelregels 2012 (v20111201).

U dient zelf te beoordelen of het gaat om direct of indirect patiëntgebonden tijd en wat vervolgens de best passende activiteit is. Hier is namelijk geen vastomlijnd kader voor. U kunt dus bijvoorbeeld kiezen voor registratie van (in) direct patiëntgebonden tijd op een activiteit onder de groep van 'communicatieve behandeling' activiteiten. Echter, wanneer het gaat om bijvoorbeeld het maken van een afspraak voor een psychiatrisch onderzoek dan kunt u er ook voor kiezen dit te registreren als 'psychiatrisch onderzoek - indirecte tijd'. Overigens dient de bestede tijd wel door een tijdschrijvend beroep te zijn uitgevoerd. Voorbeeld: een secretaresse die een afspraak maakt mag hiervoor geen tijd registreren.

Hoe registreren we Multidisciplinair Overleg (MDO)?

De tijd die behandelaren besteden aan het MDO wordt verdeeld over alle patiënten/cliënten die in dat overleg worden besproken. Bijvoorbeeld: In een MDO van 1 uur bespreken drie behandelaren (van dezelfde instelling) zes patiënten. De spelregel is dat alle die de behandelaren deze 60 minuten van hun tijd verdelen over de zes patiënten. Dus elke patiënt krijgt van elke behandelaar 10 minuten behandeltijd bijgeschreven (dus elke cliënt krijgt in totaal 30 minuten op zijn/haar DBC). Voor meer informatie zie pagina 40 van de Spelregels 2012 (v20111201).

Hoe wordt de tijd van stagiaires en professionals in opleiding geregistreerd?

Stagiaires en professionals in opleiding kunnen binnen de DBC-systematiek geen tijd registeren. Wel mag er tijd geschreven worden wanneer zij eerder een opleiding tot een beroep hebben afgerond dat op de beroepentabel staat. De kosten die gemaakt worden voor beroepen in opleiding worden meegenomen in het uurtarief van het betreffende beroep. Voor meer informatie zie blz. 18 van de Spelregels 2012 (V20111201)

Hoe wordt de tijd geschreven die wordt besteed aan het uitschrijven van recepten?

Op de activiteit 'farmacotherapie' wordt de patiëntgebonden tijd geschreven met betrekking tot het voorschrijven en toepassen van farmacotherapie (het consult). Er kan hier zowel directe als indirecte tijd worden geschreven. Directe tijd is de face-to-face, ear-to-ear of bit-to-bit tijd. Als de recepten worden uitgeschreven en de patiënt is hier niet direct bij betrokken, dan kan indirecte tijd worden geschreven. Voor meer informatie zie pagina 37 van de Spelregels 2012 (v20111201).

Is het verplicht om een DBC te heropenen als een cliënt binnen 365 dagen in het kader van dezelfde primaire diagnose terug in zorg komt?

Om ervoor te zorgen dat zoveel mogelijk activiteiten op dezelfde, integrale DBC worden geregistreerd, is het toegestaan om de DBC te heropenen. Het is wenselijk - maar (nog) niet verplicht - om de DBC te heropenen als een cliënt uit zorg is geweest en binnen 365 dagen onverwacht terug in zorg komt met dezelfde primaire diagnose. Indien het niet meer mogelijk is de voorgaande DBC te heropenen omdat deze bijvoorbeeld al gefactureerd is naar de zorgverzekeraar, opent u een vervolg-DBC* met als openingsdatum de dag dat de eerstvolgende (indirect/direct) patiëntgebonden activiteit plaatsvindt.

Deze toevoeging bij het openen van een vervolg-DBC is in het document Spelregels 2012 (v20111201)opgenomen om extra aandacht te vestigen op de reeds bestaande mogelijkheid tot heropenen. De mogelijkheid tot heropenen geldt voor zowel vervolg-DBC als initiële DBC's. Het is aan de zorgaanbieders om de keuze tot heropenen vorm te geven binnen het beleid en softwaresysteem.

* Met het zorgtype "exacerbatie/recidive".

Mijn cliënt gaat zes weken op vakantie deze zomer, moet ik de DBC nu afsluiten?

Nee. Een DBC wordt alleen afgesloten in deze twee gevallen:

• Als de hoofdbehandelaar verwacht dat de laatste activiteit voor een patiënt is geleverd. Dit kan een directe of indirecte patiëntgebonden activiteit zijn.
• Als een DBC 365 dagen heeft opengestaan. Een DBC moet altijd maximaal 365 dagen na de startdatum gesloten worden. Eventueel kan na het sluiten van de DBC een vervolg-DBC geopend worden.

Als het de verwachting is dat de cliënt na zijn/haar vakantie weer verder gaat met de behandeling binnen uw praktijk of instelling, dan laat u de DBC gewoon open staan. Alle activiteiten die na de vakantie plaatsvinden, worden dan in dezelfde DBC geregistreerd. Als de DBC van de cliënt de 365e dag bereikt gedurende de zes weken vakantie, wordt de DBC op de 365e dag gesloten. De dag daarop wordt een vervolg-DBC geopend, ook al komt de cliënt bijvoorbeeld pas twee weken erna terug van vakantie. De regels voor het afsluiten van DBC's zijn terug te vinden op pagina 13 in de Spelregels 2012 (v20111201)

Worden een zorgtraject en een initiële DBC altijd op dezelfde dag geopend?

Een zorgtraject en een initiële DBC kunnen op dezelfde dag geopend worden, maar dat hoeft niet per se. Een zorgtraject wordt geopend op het moment van aanmelding van de patiënt. Een DBC wordt geopend bij de eerste patiëntgebonden activiteit door een tijdschrijvend beroep.

Situatie waarbij het zorgtraject en de DBC wel op dezelfde dag geopend worden:

Op 5 januari wordt een nieuwe cliënt aangemeld door de huisarts bij een behandelaar die tijd mag schrijven. De behandelaar overlegt met de huisarts over de geschiktheid van de patiënt voor de verwijzing (= patiëntgebonden tijd op activiteit - pré-intake). In deze situatie is sprake van patiëntgebonden tijd door een tijdschrijvend beroep op de dag van aanmelding. Het zorgtraject en de DBC worden dan allebei geopend op 5 januari.

Situatie waarbij het zorgtraject en de DBC niet op dezelfde dag geopend worden:

Op 5 januari belt de huisarts naar de instelling op dat hij documentatie op wil sturen over een cliënt die hij wil verwijzen. De aanwezige secretaresse geeft hem het adres door. Op 9 januari komt alle informatie binnen en neemt de tijschrijvende behandelaar contact op met de huisarts en overleggen ze over de geschiktheid van de patiënt voor de verwijzing (= patiëntgebonden tijd op activiteit - pré-intake). In deze situatie wordt het zorgtraject geopend op 5 januari (moment van aanmelding). De initiële DBC wordt echter pas geopend op 9 januari omdat dan pas het eerste patiëntgebonden contact met een tijdschrijvend beroep.

N.B. Er wordt pas aanspraak gemaakt op het eigen risico van de cliënt op de datum dat de DBC geopend wordt. De regels voor het openen van een zorgtraject en een DBC worden verder toegelicht op pagina 9 van de Spelregels 2012 (v20111201)

Op welke dag moet een vervolg-DBC geopend worden?

Grofweg zijn er twee mogelijkheden waarbij een vervolg DBC geopend kan worden, namelijk;

1. een vervolg-DBC na een eerdere DBC die 365 dagen open heeft gestaan ( (langdurig periodieke) controle/ voortgezette behandeling/ uitloop)
2. een vervolg-DBC op een eerder afgesloten initiële DBC (exacerbatie/ recidive en andere)

Voor de eerste categorie geldt dat de eerdere DBC op dag 365 wordt gesloten en dat de vervolg-DBC op de volgende dag wordt geopend. Op deze manier ontstaat een aaneengesloten periode.

Het is niet mogelijk om de vervolg-DBC eerder of op dezelfde dag als de waarop de initiële DBC is gesloten te openen. Hierdoor wordt duidelijk aan welke DBC de uitgevoerde activiteiten toebehoren. Validatieregel 6640 en 6645 zullen hierop toetsen (zie Validatieregels v20101221. Voor de tweede categorie geldt dat de initiële DBC eerder is gesloten variërend van 1 dag tot en met 365 dagen geleden. In deze gevallen wordt de vervolg - DBC geopend met als openingsdatum de dag dat de eerstvolgende (indirect/direct) patiëntgebonden activiteit plaatsvindt. Hierdoor wordt duidelijk dat de patiënt (tijdelijk) uit zorg is geweest.

N.B. De opening van de vervolg-DBC mocht in 2009 op dezelfde dag als de afsluitdatum van de voorgaande DBC plaatsvinden. Per 1 januari 2010 is dat niet meer mogelijk en kan een vervolg-DBC pas geopend worden na de dag waarop de voorgaande DBC gesloten is.

Wat gebeurt er met een initiële DBC als de primaire diagnose wijzigt?

In de meeste gevallen zal er bij een veranderende diagnoseclassificatie gedurende de looptijd van de initiële DBC geen nieuwe DBC geopend hoeven te worden, maar kan dit worden opgelost binnen de reeds geopende initiële DBC:

• Door bijstelling van de primaire diagnose tijdens de intake/ diagnostiek fase;
• Door verandering van de primaire diagnose tijdens het behandeltraject (alleen mogelijk binnen dezelfde hoofdgroep van de DSMIV);
• Door bijkomende diagnoses die zorgverzwarend werken als nevendiagnoses te registreren, naast de primaire diagnose.

De uitzondering op de regel is de situatie waarin de hoofdbehandelaar een verkeerde inschatting heeft gemaakt en gedurende het behandeltraject bepaalt dat de primaire diagnoseclassificatie in een andere hoofdgroep van de DSMIV ligt. In dit geval dient de DBC gesloten te worden en wordt er voor de andere diagnose een nieuwe DBC geopend. Voor meer informatie zie pagina 10 van de Spelregels 2012.

Hoe lang mag een DBC open staan?

Een reguliere DBC* mag maximaal 365 dagen openstaan. In principe wordt de DBC gesloten als de hoofdbehandelaar naar verwachting de laatste activiteit heeft uitgevoerd. De 365-dagengrens geldt dus alleen voor patiënten die na 365 dagen nog in zorg zijn. Een DBC wordt dus niet standaard gesloten na bepaalde fase (bijv. diagnostiek). Voor meer informatie zie pagina 13 van de Spelregels Spelregels 2012 (v20111201)NB: Dit geldt voor elke afzonderlijke DBC. Indien een cliënt die na een periode uit zorg weer terug in zorg komt, mag de nieuw te openen (vervolg-) DBC dus weer 365 dagen openstaan.

* De regels omtrent crisis-DBC's vindt u op pagina 15 van de spelregels 2012 (v20111201)

Mag de DBC worden afgesloten als er pas over drie maanden nog een laatste gesprek volgt?

Nee, dit is niet toegestaan. Als er nog een direct of indirect patiëntgebonden activiteit gepland staat voor dezelfde primaire diagnose dan dient de DBC nog niet gesloten te worden. Wanneer u verwacht dat een patiënt niet meer terug in zorg komt, sluit u de DBC wel. Als een patiënt vervolgens onverwacht na het sluiten van de voorgaande DBC terug in zorg komt voor dezelfde primaire diagnose, dan dient er een vervolg-DBC geopend te worden. Voor meer informatie zie pagina 13 van de Spelregels 2012 (v20111201) .

Mag er een initiële DBC geopend worden bij overdracht van een patiënt naar een andere instelling?

Indien er een patiënt/cliënt overgaat van de ene instelling naar de andere, dan wordt in de nieuwe instelling een initiële DBC voor deze patiënt geopend. De patiënt start bij de tweede instelling een nieuw behandeltraject. De eerste instelling sluit de DBC en kan deze, indien gevalideerd, aan de zorgverzekeraar ter declaratie aanbieden.

Wat gebeurt er met de DBC als de hoofdbehandelaar verandert binnen dezelfde instelling?

Verandering van hoofdbehandelaar is geen reden tot sluiten van de DBC. De DBC blijft openstaan en de nieuwe hoofdbehandelaar neemt de typering over. Dit kan bijvoorbeeld in het medisch dossier worden vastgelegd. De professional die op moment van sluiten van de DBC als hoofdbehandelaar is aangemerkt, draagt verantwoordelijkheid voor de DBC typering.

Wanneer wordt een initiële DBC geopend?

U opent een DBC op de datum waarop de eerste (directe of indirecte) patiëntgebonden activiteit door een tijdschrijvend beroep plaatsvindt. De eerste activiteit kan zijn in het kader van pré-intake, intake, diagnostiek, behandeling/begeleiding, crisisopvang, verblijf of dagbesteding (zie activiteiten en verrichtingenlijst). Voor meer informatie zie pagina 9 van de spelregels 2012 (v20111201)

Wat is een zorgtraject en wanneer wordt een zorgtraject geopend?

Een zorgtraject beschrijft de geleverde zorg (activiteiten en verrichtingen) in de behandeling van één primaire diagnose en kan bestaan uit een initiële en eventueel één of meerdere vervolg-DBC's. Wanneer een patiënt zich aanmeldt met een nieuwe zorgvraag wordt het zorgtraject van de betreffende patiënt geopend. Hierbij hoeft nog geen sprake te zijn - maar het mag wel - van een direct patiëntgebonden activiteit met een behandelaar. Het zorgtraject mag ook geopend worden wanneer bijvoorbeeld een secretaresse een afspraak maakt met de cliënt. Voor meer informatie zie pagina 9 van de spelregels 2012 (v20111201).

Als een vervolg-DBC geopend wordt nadat de voorgaande DBC 365 dagen open gestaan heeft, wordt dan weer vanaf 0 geteld voor de vervolg-DBC?

Bij elke DBC die geopend wordt, wordt alleen het aantal minuten (in)directe tijd van die DBC gebruikt bij het bepalen van de productgroep. De geregistreerde tijd begint dus weer van 0 minuten bij een nieuw geopende DBC.

Hoe komt de gestelde diagnosetypering terug in de prestatiecode van een DBC?

Een prestatiecode heeft twaalf cijfers en is opgebouwd uit vier delen waarvan elk deel uit drie cijfers bestaat. Voorbeeld prestatiecode: 101-005-000-101

• Cijfers 1 t/m 3 = Zorgtype (bv. 101 "reguliere zorg")
• Cijfers 4 t/m 6 = Diagnose (bv. 005 "Aanpassingsstoornissen")
• Cijfers 7 t/m 9 = Verblijfsdeel (bv. 000 "geen verblijf")
• Cijfers 10 t/m 12 = Behandeldeel (bv. 101 "Aanpassing – van 250 t/m 799 minuten – variant 2")

De DSM-IV diagnosetypering bepaalt in welke hoofdgroepdiagnose de DBC terechtkomt. Deze wordt aangegeven op plaats 4 t/m 6 van de prestatiecode. Er zijn veertien hoofdgroepdiagnoses waar de DBC's in kunnen vallen. Raadpleeg de CL Diagnose (v20111201) voor deze hoofdgroepdiagnoses en de DSM-IV classificaties die daarbij horen. NB: de diagnosetypering komt niet altijd terug in de prestatiecode! Op het moment dat de DBC is afgeleid naar een "bijzondere productgroep" of een productgroep "behandeling kort" wordt er namelijk geen diagnose met de prestatiecode meegezonden. Bij deze productgroepen is plaats 4 t/m 6 dus altijd met "000" aangegeven.

Wanneer is sprake van een crisis-DBC?

Voor patiënten die in een crisissituatie bij een instelling binnen komen geldt dat een DBC wordt geopend met het zorgtype 'eenmalig (spoedeisend) consult/crisisinterventie' of zorgtype 'acute opname'. De hoofdbehandelaar bepaalt wanneer de crisissituatie over is en omdat er in principe tjidens de crisissituatie enkel crisiscontacten worden geregistreerd zal de DBC vallen in de bijzondere productgroep crisis van x tot x minuten. Voor meer informatie zie pagina 12 van de spelregels 2012 (V20111201) .

Op welke manier wordt een verblijfsdag zonder overnachting meegerekend in de productgroep?

De verblijfsdag zonder overnachting wordt vanaf 2012 omgerekend naar 81 minuten indirecte behandeltijd die wordt opgeteld bij de totale tijd op de DBC. In de zorgprofielen is onder andere het percentage zichtbaar dat aangeeft hoe vaak deze activiteit in de productgroep voorkomt. Voor meer informatie zie Zorgprofielen 2011.

Hoe wordt de 250-minutengrens tussen korte en lange behandelgroepen berekend?

Wanneer sprake is van direct patientgebonden contact(en) op activiteiten zoals behandeling en begeleiding dan komen DBC's in één van de groepen voor de korte of voor de langdurende behandelingen terecht. De grens tussen kort en lang ligt op 250 minuten direct patiëntgebonden contact gedurende de looptijd van de DBC. Elk uur dagbesteding wordt vanaf 2012 als zes minuten directe tijd en elke verblijfsdag zonder overnachting wordt omgezet in 1 uur indirecte tijd. Voor meer informatie raadpleeg de Productstructuur 2012 (v20111201)).

Voorbeeld afleiding op "Productgroep kort"
Voor de contacten met een cliënt met diagnose "Depressie", zijn 40 minuten diagnostiek en 160 minuten psychotherapie geregistreerd. Het ging om directe tijd contacten. Verder zijn er 110 minuten indirecte tijd besteed aan verslaglegging. Er heeft geen farmacotherapie plaatsgevonden.
Afleiding: 40 + 160 = 220 min.directe tijd < 250 minuten directe tijd.
Dus afleiding op een "Productgroep kort" Totaal aantal minuten = 330 (220 + 110).
De productgroep voor deze cliënt wordt: "Behandeling kort - vanaf 200 t/m 399 minuten - variant 1 zonder farmacotherapie"

Voorbeeld afleiding op "Productgroep Lang/intensief"
Voor de contacten met een cliënt met diagnose "Depressie", zijn 80 minuten diagnostiek en 200 minuten psychotherapie geregistreerd. Het betreft hier directe tijd contacten. Verder is er 110 minuten indirecte tijd besteed aan verslaglegging. Er heeft geen farmacotherapie plaatsgevonden.
Afleiding: 80 + 200 = 280 min.directe tijd > 250 minuten directe tijd.
Dus afleiding op een "Productgroep lang/intensief" Totaal aantal minuten = 390 (280 + 110).
De productgroep voor de deze cliënt wordt: "Depressie - vanaf 250 t/m 799 minuten -variant 1 zonder farmacotherapie".

Op welke manier wordt een productgroep afgeleid?

De afleiding vindt plaats nadat de validatie is voltooid. De DBC's die zijn goedgekeurd in de validatie worden met behulp van de beslisboom afgeleid naar een productgroep. Hierbij wordt rekening gehouden met de geregistreerde tijd, de activiteiten op de DBC en de kenmerkende factoren. In bepaalde gevallen zal sprake zijn van een onderscheidende variant (zie Productstructuur 2012 (v20111201). Voor een specifiekere werking van de beslisboom kunt u de Beslisboom 2012 (v20111201) en de Toelichting beslisboom 2012 (v20111201) downloaden.

Hoe werkt de tijdsafhankelijkheid van de validatieregels?

Bij de Validatieregels 2012 (v20111201) zijn twee kolommen opgenomen getiteld "begindatum" en "einddatum". Als de openingsdatum van de DBC tussen het tijdspad van "begindatum" en "einddatum" ligt dan is de betreffende regel van toepassing.

Voorbeeld: Openingsdatum van de DBC: 3 oktober 2010. Validatieregel 'val 6681' stelt dat het zorgtype ICC niet meer dan 180 minuten directe tijd mag omvatten. De begindatum staat op 20070101 (1 januari 2007) en de einddatum staat op 99991231 (31 december 9999). De validatieregel is van toepassing omdat de openingsdatum valt binnen het tijdspad.

Waarom valt de DBC in de validatie uit als ik alleen de verrichting methadon heb geregistreerd?

Deze verrichting wordt gebruikt voor ambulante patiënten die methadon ontvangen en moet altijd gepaard gaan met één of meerdere farmacotherapiecontacten. Validatieregel 'val6693' keurt de DBC af als geen farmacotherapiecontact maar wel een methadonverrichting is geregistreerd. Deze en andere validatieregels kunnen geraadpleegd worden in de Validatieregels 2012 (v20111201) .

Hoe moet ik de zgn. 'als-dan regel' bij de validatieregels interpreteren?

Om ervoor te zorgen dat de zgn. 'als-dan regels' op de juiste wijze toegpast worden, zijn in de Spelregels 2012 (v20111201) SQL-codes opgenomen. De SQL-codes zijn getest op het datamodel dat beschreven is in het Gebruikersdocument Deel 3 ICT-eisen (v20111201). De 'als-dan regels' vindt u in de Validatieregels 2012 (v20111201). Meer uitleg over de regels vindt u pagina 4 van de Toelichting validatieregels (v20111201).

Hoe voorkom ik dat de DBC uitvalt in de validatie?

Bij een DBC die uitvalt in het validatieproces is vaak sprake van een onvolledige en/of onjuiste registratie. De softwareleverancier verwerkt de validatieregels in het systeem. Validatieregel 'val6617' toetst bijvoorbeeld of bij een gesloten DBC minimaal één activiteit is geregistreerd. Als er bij de gesloten DBC niet minimaal één activiteit is geregistreerd dan valt de DBC uit op basis van deze regel. Bij elke validatieregel die uitvalt wordt een aanwijzing gegeven hoe u het probleem  kunt oplossen. In het geval van  'val6617' zal de volgende aanwijzing worden aangegeven: "Corrigeer het aantal geregistreerde activiteiten zodat er minimaal één activiteit is geregistreerd". Voor meer informatie zie pagina 5 van de Toelichting validatieregels (v20111201).

Welke documenten zijn er beschikbaar met betrekking tot de facturatie?

In het verleden is er voor vrijgevestigde behandelaren de informatiebrochure "DBC's Factureren doe je zo" opgesteld. Dit document geeft op hoofdlijnen een goed beeld over de facturatie, maar is op enkele detailniveaus niet meer up-to-date. Het is dan ook alleen bedoeld voor het krijgen van algemeen inzicht in facturatie. Indien u op de hoogte wilt blijven van de meest recente beleidsregels over de facturatie kunt u de website van de Nederlandse Zorgautoriteit www.nza.nl bezoeken.

Als er na een intake geen diagnose uit de tweedelijns ggz gesteld kan worden, kan ik dit dan declareren? 

Het is mogelijk dat een patiënt wordt verwezen naar de tweedelijn ggz, maar er na diagnostiek geen sprake blijkt te zijn van een tweedelijn ggz diagnose. In dit geval wordt de DBC afgesloten met afsluitreden 5 "Afsluiting na pré -intake/intake/ diagnostiek en crisiopvang". De DBC met pré-intake en diagnostiekactiviteiten kunt u declareren bij de verzekeraar. Als er behandelactiviteiten zijn geregistreerd en er dus behandeling heeft plaatsgevonden dan is het vermelden van de diagnose verplicht. Voor meer informatie zie pagina 13 van de Spelregels 2012 (v20111201).

Welke informatie moet op de factuur komen?

In de beleidsregel NR-CU-508 van de NZa staat opgenomen welke informatie de factuur moet bevatten. Voor meer informatie verwijzen wij u naar de NZa ( Dit e-mailadres is beschermd tegen spambots. U heeft JavaScript nodig om het te kunnen zien. - 0900-770 7070).

Wat gebeurt er met de DBC-declaratie als de patiënt tijdens de looptijd van de DBC van zorgverzekeraar verandert?

Wanneer de cliënt gedurende het DBC -traject is veranderd van ziektekostenverzekeraar, dient de DBC te worden gedeclareerd bij de ziektekostenverzekeraar bij wie de cliënt verzekerd was op de startdatum van de DBC. Voor meer informatie verwijzen wij naar de beleidsregel NR-CU-505 van de NZa ( Dit e-mailadres is beschermd tegen spambots. U heeft JavaScript nodig om het te kunnen zien. - 0900-770 70 70).

Een DBC is geopend in 2010 en afgesloten in 2011. Welk tarief dien ik te gebruiken?

De tabellen die DBC-Onderhoud uitlevert werken op basis van tijdsafhankelijkheid. Dit betekent dat de openingsdatum van de DBC leidend is voor de productstructuur die moet worden gebruikt. Bij een DBC die geopend is in 2010 en gesloten wordt in 2011 geldt dus de productstructuur van 2010. Voor meer informatie zie pagina 18 van Gebruikersdocument Deel 3 ICT-eisen (v20111201) .

Op welke manier kom ik aan een prestatie- en declaratiecode?

In principe zullen de prestatie- en declaratiecode afgeleid worden door het softwaresysteem op basis van de gevoerde registratie. De prestatiecode is een twaalfcijferige verzamelcode van het zorgtype, hoofdgroepdiagnose en een behandel- en verblijfsdeel. Op basis van de prestatiecode kan de declaratiecode (zes cijfers) worden afgeleid. Hierbij geldt dat meerdere prestatiecodes kunnen leiden tot eenzelfde declaratiecode. Indien u meer wilt weten over de prestatie- en declaratiecode dan kunt u de tabellen raadplegen op onze website.